Datenschutzerklärung
Transparenz und Schutz Ihrer persönlichen Daten stehen bei zephyrmova an erster Stelle. Diese umfassende Datenschutzerklärung erklärt, wie wir Ihre Informationen sammeln, verwenden und schützen.
Zuletzt aktualisiert: 15. März 2025
1. Verantwortliche Stelle und Kontakt
zephyrmova ist als Anbieter von Geschäftskommunikationslösungen für den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten verantwortlich. Wir nehmen diese Verantwortung ernst und halten uns strikt an die Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).
Unsere Kontaktdaten:
- zephyrmova GmbH
- Johannisstraße 4, 07545 Gera, Deutschland
- Telefon: +49962114557
- E-Mail: info@zephyrmova.org
- Datenschutzbeauftragte: datenschutz@zephyrmova.org
2. Art der erhobenen Daten
Bei der Nutzung unserer Dienstleistungen erfassen wir verschiedene Kategorien personenbezogener Daten, um Ihnen die bestmögliche Beratung und Unterstützung zu bieten.
Kontaktdaten
Name, Firmenbezeichnung, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Geschäftsadresse für die direkte Kommunikation und Terminvereinbarung.
Nutzungsdaten
Informationen über die Nutzung unserer Website, besuchte Seiten, Verweildauer und technische Daten Ihres Endgeräts.
Geschäftsdaten
Branche, Unternehmensgröße, spezifische Kommunikationsbedürfnisse und bisherige Erfahrungen mit ähnlichen Lösungen.
Vertragsdaten
Vereinbarte Leistungen, Termine, Zahlungsinformationen und Korrespondenz im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung.
3. Zweck der Datenverarbeitung
Wir verarbeiten Ihre Daten ausschließlich für legitime Geschäftszwecke und zur Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen. Dabei orientieren wir uns an den Grundsätzen der Datensparsamkeit und Zweckbindung.
Hauptzwecke der Verarbeitung:
- Durchführung von Beratungsgesprächen und Analyse Ihrer Kommunikationsbedürfnisse
- Entwicklung maßgeschneiderter Lösungskonzepte für Ihr Unternehmen
- Vertragsabwicklung und Erbringung der vereinbarten Dienstleistungen
- Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung
- Kundenbetreuung und Support während der gesamten Geschäftsbeziehung
- Qualitätssicherung und Verbesserung unserer Beratungsleistungen
- Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten nach HGB und AO
4. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Jede Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Basis einer rechtmäßigen Grundlage gemäß DSGVO. Wir informieren Sie transparent über die jeweiligen Rechtsgrundlagen.
Anwendbare Rechtsgrundlagen:
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Berechtigte Interessen zur Geschäftsabwicklung und Kundenbetreuung
Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO
Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen wie Aufbewahrungsfristen
Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO
Ihre ausdrückliche Einwilligung für spezielle Verarbeitungen
5. Datenweitergabe und Empfänger
Grundsätzlich behandeln wir Ihre Daten vertraulich und geben sie nicht ohne rechtliche Grundlage oder Ihre Einwilligung an Dritte weiter. In bestimmten Fällen ist jedoch eine Übermittlung notwendig oder gesetzlich vorgeschrieben.
Kategorien von Empfängern:
- IT-Dienstleister für die technische Bereitstellung unserer Services (unter strengen Auftragsverarbeitungsverträgen)
- Steuerberater und Wirtschaftsprüfer zur Erfüllung steuerlicher und handelsrechtlicher Pflichten
- Rechtsanwälte bei rechtlichen Auseinandersetzungen oder Beratungsbedarf
- Behörden bei gesetzlichen Auskunftspflichten oder behördlichen Anfragen
- Versicherungen im Schadens- oder Haftungsfall
Alle externen Dienstleister werden sorgfältig ausgewählt und sind vertraglich verpflichtet, angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten zu treffen.
6. Internationale Datentransfers
Ihre Daten werden grundsätzlich innerhalb der Europäischen Union verarbeitet. Sollten in Ausnahmefällen Übermittlungen in Drittländer notwendig sein, erfolgen diese ausschließlich unter Einhaltung der DSGVO-Bestimmungen.
Schutzmaßnahmen bei Drittlandtransfers:
- Angemessenheitsbeschlüsse der EU-Kommission
- EU-Standardvertragsklauseln mit zusätzlichen Schutzmaßnahmen
- Bindende interne Datenschutzvorschriften (Binding Corporate Rules)
- Zertifizierungen und Verhaltensregeln nach DSGVO
7. Speicherdauer und Löschfristen
Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur solange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen.
Aufbewahrungsfristen im Überblick:
Vertragsdaten und Korrespondenz
10 Jahre nach Vertragsende gemäß § 147 AO (Abgabenordnung)
Rechnungen und Buchungsbelege
10 Jahre nach Entstehung gemäß § 147 AO und § 257 HGB
Angebote ohne Vertragsabschluss
3 Jahre nach letztem Kontakt, sofern keine gesetzlichen Pflichten bestehen
Website-Nutzungsdaten
Regelmäßige Löschung nach 26 Monaten, soweit nicht anders geregelt
Einwilligungsbasierte Verarbeitung
Löschung nach Widerruf der Einwilligung, soweit keine anderen Rechtsgrundlagen greifen
8. Ihre Rechte als betroffene Person
Die DSGVO gewährt Ihnen umfassende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten. Diese Rechte können Sie jederzeit geltend machen - wir unterstützen Sie dabei professionell und unkompliziert.
Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)
Sie können jederzeit Auskunft über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen, einschließlich Informationen über Verarbeitungszwecke, Empfänger und geplante Speicherdauer.
Berichtigungsrecht (Art. 16 DSGVO)
Unrichtige oder unvollständige Daten werden von uns unverzüglich korrigiert oder vervollständigt, sobald Sie uns darauf hinweisen.
Löschungsrecht (Art. 17 DSGVO)
Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, etwa wenn diese für die ursprünglichen Zwecke nicht mehr erforderlich sind.
Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Bei strittigen Sachverhalten können Sie die Einschränkung der Verarbeitung verlangen, bis die Angelegenheit geklärt ist.
Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Sie haben das Recht, Ihre Daten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format zu erhalten oder an einen anderen Verantwortlichen übermitteln zu lassen.
Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)
Bei Verarbeitung aufgrund berechtigter Interessen können Sie der Verarbeitung aus Gründen Ihrer besonderen Situation widersprechen.
So machen Sie Ihre Rechte geltend:
Kontaktieren Sie uns schriftlich per E-Mail an datenschutz@zephyrmova.org oder postalisch an unsere Geschäftsadresse. Wir bearbeiten Ihr Anliegen innerhalb von einem Monat und informieren Sie über alle ergriffenen Maßnahmen.
9. Datensicherheit und Schutzmaßnahmen
Der Schutz Ihrer Daten ist für uns von höchster Priorität. Wir setzen umfassende technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre personenbezogenen Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Missbrauch zu schützen.
Unsere Sicherheitsmaßnahmen:
Verschlüsselung
SSL/TLS-Verschlüsselung für alle Datenübertragungen und verschlüsselte Speicherung sensibler Informationen
Zugriffskontrolle
Strenge Berechtigungskonzepte und regelmäßige Überprüfung der Zugriffsrechte auf Need-to-know-Basis
Datensicherung
Regelmäßige, verschlüsselte Backups mit getrennter Speicherung und getesteten Wiederherstellungsverfahren
Mitarbeiterschulung
Kontinuierliche Sensibilisierung und Schulung aller Mitarbeiter zu Datenschutz und IT-Sicherheit
Physische Sicherheit
Gesicherte Serverräume, Zutrittskontrollen und Überwachung der IT-Infrastruktur
Updates und Monitoring
Regelmäßige Sicherheitsupdates, kontinuierliche Überwachung und schnelle Reaktion auf Bedrohungen
10. Beschwerderecht
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren. Trotzdem freuen wir uns, wenn Sie sich zunächst direkt an uns wenden - oft können wir Ihr Anliegen schnell und unkompliziert lösen.
Zuständige Aufsichtsbehörde für Thüringen:
- Thüringer Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit
- Häßlerstraße 8, 99096 Erfurt
- Telefon: +49 361 57 3112900
- E-Mail: poststelle@datenschutz.thueringen.de
- Website: www.tlfdi.de
Fragen zum Datenschutz?
Wir nehmen Ihre Datenschutzanfragen ernst und antworten in der Regel innerhalb von 48 Stunden. Ihr Vertrauen in den Umgang mit Ihren Daten ist die Grundlage unserer erfolgreichen Geschäftsbeziehung.